Tietoa KOT ry:stä
Kansalaisen oikeusturvaa edistävä yhdistys KOT ry auttaa selkeyttämään viranomaismenettelyjä, tarjoaa vertaistukea viranomaisprosesseja läpikäyville sekä edistää kansalaisten oikeusturvaa koskevaa keskustelua.
Tämä ohje on tarkoitettu yleisluonteiseksi tiedoksi eikä oikeudelliseksi neuvonnaksi. KOT ry ei tarjoa oikeudellista edustamista eikä toimi lakitoimistona. Tarvittaessa omaan tilanteeseen liittyvät kysymykset tulee varmistaa toimivaltaiselta viranomaiselta tai oikeudelliselta asiantuntijalta.
Mitä muistutuksen tekeminen viranomaisen toiminnasta tarkoittaa?
Muistutus viranomaisen toiminnasta on yksi kansalaisen käytettävissä olevista oikeusturvakeinoista. Tämä ohje auttaa ymmärtämään, milloin muistutus kannattaa tehdä, miten se laaditaan ja mitä sen jälkeen tapahtuu.
Muistutus on kirjallinen huomautus viranomaisen toiminnasta, menettelystä tai palvelusta.
Muistutuksella voidaan tuoda esille esimerkiksi:
- epäasiallinen kohtelu
- asian käsittelyn viivästyminen
- puutteellinen neuvonta
- menettelyvirhe
- muu viranomaisen toimintaan liittyvä epäkohta
Muistutus ei yleensä ole varsinainen muutoksenhakukeino eikä sillä yleensä muuteta tehtyä päätöstä. Jos tavoitteena on päätöksen muuttaminen, tulee yleensä käyttää oikaisuvaatimusta tai valitusta.
Muistutuksen tekemisestä löydät virallista tietoa Sosiaali- ja terveysministeriön sivuilta.
Sisältö
Muistutuksen tekeminen – milloin tehdään?
Muistutus kannattaa tehdä, kun koet että:
- viranomainen ei ole noudattanut hyvän hallinnon periaatteita
- asiaasi on käsitelty puutteellisesti
- viranomaisen toiminta on ollut epäasiallista
- asian käsittely on viivästynyt ilman hyväksyttävää syytä
- viranomainen ei ole vastannut tiedusteluihin tai pyyntöihin asianmukaisesti
Muistutus kannattaa tehdä mahdollisimman pian tapahtumien jälkeen, jolloin asian selvittäminen on helpompaa.
Muistutuksen tekeminen – minne tehdään?
Muistutus tehdään yleensä sille viranomaiselle tai toimintayksikölle, jonka toimintaa muistutus koskee.
Muistutus voidaan toimittaa esimerkiksi:
- sähköpostitse
- viranomaisen sähköisen asiointipalvelun kautta
- postitse
- joissakin tapauksissa viranomaisen omalla lomakkeella
Tarkista aina kyseisen viranomaisen omat ohjeet muistutuksen tekemisestä.
Muistutuksen tekeminen – mitä tietoja annetaan?
Muistutuksen tulee olla mahdollisimman selkeä, asiallinen ja täsmällinen.
Muistutuksessa on hyvä kertoa:
- oma nimi ja yhteystiedot
- mitä asiaa muistutus koskee
- mitä on tapahtunut
- milloin tapahtumat ovat tapahtuneet
- ketkä viranomaiset tai viranhaltijat ovat olleet osallisina
- miksi menettelyä pidetään virheellisenä tai epäasianmukaisena
- mitä toimenpiteitä toivot viranomaisen tekevän
Lisäksi kannattaa liittää:
- päätöksen kopio
- asiaan liittyvä kirjeenvaihto
- muut asiakirjat, jotka tukevat muistutusta
On tärkeää ymmärtää, että muistutuksen vaikuttavuus riippuu pitkälti siitä, kuinka selkeästi tapahtumat on kuvattu.
Jos muistutus on epäselvä:
- asian selvittäminen vaikeutuu
- viranomainen voi joutua pyytämään lisäselvityksiä
- käsittely voi viivästyä
- olennaisia seikkoja voi jäädä huomaamatta
Muistutuksen tekeminen – 4 kriittistä ohjetta
1. Kuvaa tapahtumat täsmällisesti ja aikajärjestyksessä
Muistutuksen tärkein tehtävä on auttaa ulkopuolista lukijaa ymmärtämään, mitä tapahtui.
Kerro:
- mitä tapahtui
- milloin tapahtui
- kuka toimi
- mitä asiakirjoja tai yhteydenottoja asiaan liittyi
- miten viranomaisen toiminta vaikutti asiaan
Esitä tapahtumat aikajärjestyksessä. Mitä selkeämmin tapahtumaketju on kuvattu, sitä helpompi viranomaisen on arvioida asia.
2. Pysy faktoissa – vältä tunnepitoisia ilmaisuja
Muistutuksen tarkoitus on arvioida viranomaisen toimintaa, ei purkaa turhautumista.
Vältä:
- tunnepitoista kieltä
- arvailuja viranomaisen motiiveista
- henkilökohtaisia hyökkäyksiä
- tarpeettomia sivuseikkoja
Esimerkiksi:
❌ ”Viranomainen kohteli minua törkeästi ja täysin epäoikeudenmukaisesti.”
✔️ ”Minulle ei annettu mahdollisuutta esittää näkemystäni ennen päätöksen tekemistä.”
❌ ”Tämä päätös on täyttä mielivaltaa.”
✔️ ”Päätöksen perusteluista ei ilmene, mihin selvityksiin ratkaisu perustuu.”
❌ ”Virkailija valehteli minulle.”
✔️ ”Virkailijan antama tieto poikkesi myöhemmin saamastani kirjallisesta tiedosta.”
Hyvä muistutus keskittyy tapahtumiin, ei tunteisiin.
3. Pyydä perusteluja, älä mielipiteitä
Moni muistutus jää käytännössä tehottomaksi, koska siinä kysytään asioita tavalla, johon viranomainen voi vastata hyvin yleisellä tasolla.
Esimerkiksi:
❌ ”Onko asiassa toimittu oikein?”
❌ ”Onko päätös lainmukainen?”
Näihin kysymyksiin viranomainen voi usein vastata yksinkertaisesti:
”Kyllä, asiassa on toimittu lainmukaisesti.”
Sen sijaan kannattaa pyytää viranomaista yksilöimään ja perustelemaan toimintansa.
Esimerkiksi:
✔️ ”Mihin lainkohtaan perustuu ratkaisu, jonka mukaan hakemukseni hylättiin?”
✔️ ”Mihin selvityksiin päätöksessä esitetty johtopäätös perustuu?”
✔️ ”Millä perusteella minulle ei varattu mahdollisuutta tulla kuulluksi ennen päätöksen tekemistä?”
✔️ ”Pyydän selvitystä siitä, miksi asiaa ei käsitelty määräajassa.”
Mitä tarkemmin kysymys kohdistuu tiettyyn menettelyyn, perusteluun tai lainkohtaan, sitä vaikeampi siihen on vastata pelkillä yleisluonteisilla toteamuksilla.
4. Dokumentoi kaikki ja seuraa asian käsittelyä
Säilytä:
- muistutuksen kopio
- lähetyskuitti tai sähköpostivahvistus
- asiaan liittyvät päätökset
- viranomaisen vastaukset
- muu asiaan liittyvä aineisto
Jos et ole saanut kuittausta tai vastausta noin 2–4 viikon kuluessa, tiedustele asian käsittelyn tilannetta.
Pyydä tarvittaessa:
- vahvistus muistutuksen vastaanottamisesta
- asian diaari- tai asianumero
- arvio käsittelyajasta
Älä oleta, että asia etenee pelkästään siksi, että muistutus on lähetetty. Seuraa asian käsittelyä aktiivisesti.
Yhteenveto: Hyvä muistutus on selkeä, faktapohjainen ja tarkasti rajattu. Erityisen tärkeää on esittää kysymykset siten, että viranomaisen on perusteltava vastauksensa eikä pelkästään todettava, että asiassa on toimittu oikein tai lainmukaisesti. Tämä parantaa huomattavasti mahdollisuuksia saada aidosti informatiivinen vastaus.
Muistutuksen tekeminen – usein kysytyt kysymykset
1. Mihin lakiin muistutuksen tekeminen perustuu?
Muistutus liittyy hyvän hallinnon periaatteisiin ja viranomaisen velvollisuuteen käsitellä asioita asianmukaisesti.
Keskeisiä säännöksiä ovat:
- Hallintolaki (434/2003) 2 luku 6 § Hallinnon oikeusperiaatteet
- Hallintolaki (434/2003) 2 luku 7 § Palveluperiaate ja palvelun asianmukaisuus
- Hallintolaki (434/2003) 5 luku 23 § Asian käsittely ilman aiheetonta viivytystä
Hallintolain mukaan viranomaisen tulee toimia:
- puolueettomasti
- asianmukaisesti
- suhteellisuusperiaatetta noudattaen
- kansalaisten oikeusturva huomioiden
2. Muuttaako muistutus viranomaisen päätöstä?
Yleensä ei.
Muistutuksen tarkoituksena on arvioida viranomaisen toimintaa tai menettelyä, ei varsinaisesti muuttaa päätöksen sisältöä.
Jos haluat muuttaa päätöstä, käytä päätöksessä ilmoitettua muutoksenhakukeinoa:
- oikaisuvaatimus
- hallintovalitus
- muu erityislainsäädännössä säädetty muutoksenhakukeino
3. Onko viranomaisen pakko vastata muistutukseen?
Pääsääntöisesti kyllä.
Viranomaisen tulee käsitellä sille tehty muistutus asianmukaisesti ja antaa vastaus kohtuullisessa ajassa.
Käsittelytapa voi kuitenkin vaihdella viranomaisesta riippuen.
4. Voiko muistutuksen tehdä sähköpostilla?
Useimmiten kyllä.
Monet viranomaiset vastaanottavat muistutuksia:
- sähköpostitse
- verkkolomakkeella
- sähköisessä asiointipalvelussa
- kirjallisena postitse
Tarkista käytäntö kyseisen viranomaisen verkkosivuilta.
Tarvitsetko muita ohjeita?
Katso myös:
- Pikaohjeet viranomaisasioihin
- Oikaisuvaatimus viranomaispäätöksestä (tulossa)
- Hallintovalitus viranomaispäätöksestä (tulossa)
- Kantelu viranomaisen toiminnasta (tulossa)
Huomio
Tämä ohje on tarkoitettu yleisluonteiseksi tiedoksi ja ohjeistukseksi muistutuksen tekemisestä Suomessa. Sisältö ei ole oikeudellista neuvontaa eikä sitä tule käyttää sellaisenaan yksittäisen asian ratkaisemiseen.
Kansalaisen oikeusturvaa edistävä yhdistys KOT ry pyrkii pitämään tiedot ajantasaisina ja oikeina, mutta ei vastaa tietojen mahdollisista virheistä, puutteista tai niiden käytöstä aiheutuvista seurauksista.
Yhdistys ei tarjoa oikeudellista neuvontaa tai edustamista eikä toimi lakitoimistona. Sivuston sisältö ei korvaa viranomaisen, asianajajan tai muun oikeudellisen asiantuntijan antamaa neuvontaa.
Jokainen käyttäjä vastaa itse:
- siitä, että muistutuksen tekeminen soveltuu hänen omaan tilanteeseensa
- antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja riittävyydestä
- mahdollisten lakiviitteiden ajantasaisuudesta ja paikkansapitävyydestä
- siitä, miten hän soveltaa ohjeita käytännössä
On suositeltavaa varmistaa omaan tilanteeseen liittyvät yksityiskohdat tarvittaessa suoraan viranomaiselta tai pätevältä asiantuntijalta.